金牌小秘之養成-誰人知我在做什麼？

這個題目很曖昧, 因為大多數的人都不知互相在做什麼工作, 但是超級公司有"很強的" 評鑑制度, 坦白從寬的意思...每個人一年有兩次和老闆看看自己的工作成效。秘書...說簡單的就是下女. 阿桑. 廖巴子(台語). 搬運工. 7-11. 水電工. 傳播. 美工. 諧星.公關的綜合鋼彈武士 (像我的圖片, 但一定要blingbling！)

怎麼白紙黑字? 怎樣具體而論? 如何與老闆討論? 大概是...我當傳播, 下次會辣點; 笑話的點, 會再low些; 印表機維修的技巧再更精進;下午茶不會只訂G排, 會養生...八卦我會再打聽清楚; 茶水會依你的表情送上, 要咖啡不會只有茶; 你想罵人時, 我會幫你關門, 還會幫你跟同事說, 老闆不是心情不好, 被老婆罵...這些如何寫在報告裡, 沒辦法! 所以秘書的白皮書, 就是: 幫助上司及部門同仁處理行政事務, 促進辦公室行政效率, 偷偷告訴各位, 我的報告內容只有上下倒過來, 每二年換一下前後次序, 因為你做的比你可以寫的多太多。

簡單說, 早上來上班時, 在停車場化好妝, 請相信我己經有足夠的功力在一盞小燈下, 化好全妝, 只是偶而腮紅下手重了點....上樓買好流質的早餐, 因為沒時間吃固體的, 到了位子, 馬上打開email, 會很多老闆及同事在前一天晚上交待你要幫忙的事情, 也許早上8:30就要用的, 沒看見就會死得很慘, 所以秘書會早到辦公室, 確定早上是平靜版還是瘋狂版, 但這樣還是無法保証, 因為, 秘書的工作是最有挑戰性的! 在老闆用帥氣的姿態進來前, 請幫他的辦公室準備好一切, 茶水.咖啡.行程表.今天要用的所有文件.要回的電話....再來喘口氣...

同事們在這時, 會魚貫的走進來, 怎可能吃著固體的包子回早安? 牙縫還有菜渣....請保持一向可愛的笑容, 45度的嘴角....就算秘書也是人, 昨天才分手或是鳳體微恙, 也都不好臭著臉, 因為大家都會說秘書是晚娘...常常心情不好, 跩很大！為了避免流言蜚語, 分分秒秒都要專業才是王道。

之後, 可以處理要做的事情, 有幫老闆跑腿的事, 部門同仁的請求, 還有秘書該做的事; 部門帳務預算控管及申請(煩瑣到沒力, 因為人愈多就愈多要key進系統, 還要控制每一課不可以超過）. 活動的舉辦(相信我, 忙到你覺得你開公關公司, 容後再敘). 同仁們請假出勤(老闆最愛問了！)  平靜版到這裡就可以準備老闆的午餐, 用優雅的姿態到樓下, 用餐盒裝好老闆的各項規定; 養生! 不可太油! 不要蔥薑蒜! 不要炸! 五穀米! 端上樓去餵食他....但我沒那樣好命, 我有3個老闆, 一次有3種不同的配方, 再加上我外國的老闆回來, 外國人, 看到台灣的食物會很驚嚇的, 擺盤要用心, 免得他都不吃, 心疼....

搞定後, 餐廳的人已經多到滿出來, 我要再經歷一次排隊拿菜的過程...為我自己....真的很累....拿了吃的就逃離到我的秘密基地休息。

在我妝都花的中午, 喘口氣的同時, 奪命鈴聲響起: 老闆要喝咖啡, 會議室便當不夠, 要列印文件給大老闆....就只好冒著牙縫有菜渣的風險. 胃下垂的心情, 狂奔到位子上做事...告一段落後, 補好妝, check好所有事, 再繼續該做的。 別忘了午茶時間到了, 要給老闆準備小餅乾, 熱咖啡, 讓他心情好, 不會衝出籠子外面咬人...或幫著工程師訂下午茶, 一車一車的香G排. 奶茶搬到辦公室....工程師又會叫, 怎麼又是這個, 別的部門都有那個, 我也要!　唉....

忙完了一切, 差不到是4.5點, 下去到收發室看看沒有新的文件, 順便散散心, 跟別的部門秘書交換心情, 做做公關。回到位置後, 準備明天的行程表和文件, 超級公司的老闆很辛苦的, 晚餐通常還在公司解決, 所以再尋著中午的打菜模式....或準備晚餐會議的食物及場地。差不多平靜版的生活會在7:00結束, 這是有燒香求平安的模式, 但是人生是各式挑戰隨至而來的....真的不確定, 你在回家的路上會不會電話響起...

秘書真的就是處理行政事務, 增加行政效率吧! 重要性請各位看倌自己斟酌, 好好的對待你們的秘書, 他的工作可多可少, 可輕描淡寫, 可舉足輕重, 可左右你一天的好心情, 可讓你徬徨無助, 可讓你如虎添翼.....(待續)