金牌小秘之養成-專業?

什麼樣的秘書才是專業的?

有很多不同的說法和定義, 不外乎是專業的形象 (拿去愛現用...), 良好的外語能力(coffee, tea or me?), 恰當的應對進退 (通常秘書給人難以親近的架子), 基本的產業知識(以免像鴨子聽雷, 會議名稱寫得很離譜...), 對於我來說, 上面的條件當然是nice to have, 但是, 核心就是, 把自己當服務生的心態...

要當服務生, 首先要穿制服, 所以外表上的打扮要有一定水準, 以免沒有說服力及自信。外語能力不是讓秘書和外賓報告什麼, 而是讓賓客有如沐春風之感, 以免風塵僕僕的來訪, 尷尬的坐在會議室等待開會, 有個美眉聊天, 至少心情也是輕鬆的。所以英文能力不見得要強, 打屁問候的能力倒不能少, 因此, 我不怕羞愛亂哈啦的個性, 也慢慢的養成。而當成服務業的秘書, 在給人的印象上, 除了語言上的表達能力外, 恰當的應對進退是很重要的, 有很多時候, 秘書是很抗拒別人來煩他的, 除語言上的拒絕之外, 肢體的反應和冷淡的態度, 是讓人覺得難以親近的重點。除了老闆請你做事外, 部門的同仁, 外面的客戶, 接不完的電話, 別部門的同事, 幾乎全世界的人都會來找你。除了忙就是忙, 一直說話是避免不了的, 所以臉上的表情, 聲音, 肢體語言都會告訴別人, 你少來煩我。這就不是服務業了.....最近常與許多公司的高級秘書連絡, 一接到電話, 你就會清楚知道, 他很不想要你多說一句, 只想掛掉, 這就是令人難以親近的秘書。很吊詭的是, 通常高級秘書, 都會有一些架子, 這個我到現在還是不明白。因為我認為專業和端架子是沒有相關性的, 超級公司的招牌太亮, 造成的負面影響, 其中之一, 就是大家都很驕傲可以在此服務, 但...太驕傲到膨脹, 就令人不敢恭維...切記, 秘書是服務業啊....

但仔細想想秘書真是有不同的辛苦處, 當我還是微型的時候, 想的就是每天的, 每月的那些排山倒海的雜事, 慢慢成長後是處的事情, 廠的事情, 眼光和想法自然會更有見解, 除了老闆的影響外, 會更了解管理者的思維。到了大型秘書, 就更知道老闆們的原則和重點, 更能把老闆把不需要煩心的事過濾, 處理掉。這都是需要時間及磨練, 幸運的我, 可以從小小的幼苗長成小樹, 這一切真的很感謝超級公司給我的機會, 讓一個以為會被雜事淹沒的小妹, 可以慢慢的變成真正獨當一面的秘書。